Zgodnie z przepisami prawa, wszystkie zakłady pracy i wszelkie instytucje użyteczności publicznej, takie jak np. wojsko, policja, szkoły, szpitale itp., zobowiązane są do przechowywania  danych i dokumentów związanych ze sprzedażą, zakupem towarów i usług lub zatrudnianiem pracowników przez okres co najmniej 5 lat. Do ich odpowiedniej segregacji i bezpiecznej archiwizacji idealnie sprawdzą się szafy kartotekowe metalowe.